データの保存場所とバックアップの考え方
この記事では、スイスイ請求のデータの保存場所と、バックアップの考え方が分かります。帳票の作成にサインインが要らない理由と、データが消える場面、消える前に取っておく手当てをまとめました。
できること
スイスイ請求のデータ(帳票・取引先・品目・既定設定)は、サーバではなく、お使いの端末のブラウザの中に保存されます。だからサインインや登録をしなくても開いてすぐ作成・印刷できます。一度オンラインで「帳票一覧」を開いた端末なら、電波の無い場所でも一覧の表示と、帳票の作成・編集・印刷ができます(サーバを使うクラウド同期・AI・メール送信は接続してから行います)。反面、データはその端末のそのブラウザにだけあるため、別の端末やブラウザを開いても同じ帳票は表示されません。
注意: 端末内保存のデータは、ブラウザの閲覧データ(サイトデータ)の削除、プライベートモードでの利用、端末の故障や紛失、ブラウザによる自動削除で失われることがあります。失われたデータは元に戻せません。
備えは 2 つです。1 つは「設定」の「データのバックアップ」で JSON ファイルに書き出す方法で、サインインなしで使えます。もう 1 つはサインインして使うクラウド同期で、手順は クラウド同期 — サインインして複数の端末で同じ帳票を使う にあります。
Web版: 同期を使えるプランは、トップページの「料金」の表示が正です。
画面の見かた
「設定」の「データのバックアップ」には、最終バックアップからの日数が表示されます。一度も書き出していない端末では「まだバックアップしていません。退避をおすすめします。」と表示され、最終バックアップから 14 日以上たつと再び退避をおすすめする表示に変わります。帳票が 1 件以上ある端末で、ブラウザがデータを自動的に削除する可能性があると判定されたときは、画面の下部にデータ保全のお知らせが出ます。お知らせの「ファイルに書き出す(無料)」を押すと設定に移動します。iPhone や iPad の Safari では、共有ボタンから『ホーム画面に追加』して使うと自動削除の対象から外れます。
バックアップを取りたいとき
「バックアップを書き出す」を押すと、帳票・取引先・品目・既定設定に加え、屋号・定型文・受領した請求書も 1 つの JSON ファイルにまとめてダウンロードします。書き出しが終わると件数が表示されます。機種変更やデータ消去の前、まとまった作業の後に書き出し、別の場所にも保存しておくと安心です。
図1: ①「データのバックアップ」の②「バックアップを書き出す」でファイルに退避します。
復元したいとき
「バックアップから復元」を押して JSON ファイルを選ぶと、取り込む帳票・取引先・品目の件数を示す確認画面が開きます。「復元する」を押すと既存のデータに追加され、同じ書類はバックアップの内容で置き換わります。復元が終わると取り込んだ件数が表示されます。別の端末への移行にも同じ手順を使います。
注意: 古いバックアップを復元すると、同じ書類のその後の編集内容がバックアップ時点に戻ります。復元の前に、今の端末のデータも「バックアップを書き出す」で退避しておくと安全です。
別の端末でも使いたいとき
一度きりの移行なら、書き出した JSON ファイルを移し、移行先で「バックアップから復元」を押します。毎日 PC とスマホの両方で使うなら、クラウド同期でそれぞれの端末を同じアカウントにつなぎます。同期を始めたあとも、バックアップの書き出しは手元に控えを残す手段として使えます。
よくある質問
- サインインしないとデータは消えますか? — 消えません。データは端末内に保存され、サインインや同期をしなくても使い続けられます。
- バックアップには何が入りますか? — 帳票・取引先・品目・既定設定に加え、屋号・定型文・受領した請求書が入ります。角印の画像やロゴは屋号に含まれます。
- バックアップファイルはどこに保存されますか? — ブラウザのダウンロード先に JSON ファイルとして保存されます。
- 復元すると今のデータは消えますか? — 消えません。既存のデータに追加され、同じ書類だけがバックアップの内容で置き換わります。
次に読む
- クラウド同期 — サインインして複数の端末で同じ帳票を使う — 複数の端末で同じ帳票を使う手順。
- 別の端末やブラウザで帳票が見えない・データが消えた場合 — 帳票が見えないときの確認順と直し方。
- マスタと CSV — 取引先・品目を登録して呼び出す — 取引先・品目の登録と CSV 取込。