マスタと CSV — 取引先・品目を登録して呼び出す
マスタに取引先・品目を登録しておくと、帳票の編集画面で名称を入力するだけで住所や単価・税率まで呼び出せます。マスタの登録と呼び出し、CSV での取込と帳票の書き出しを案内します。所要時間は 5 分ほどです。
1. 取引先・品目を登録する
- 左メニューの「マスタ(取引先・品目)」を開きます。
- 「取引先」の右上の「+ 取引先を追加」を押し、「名称」を入力します。「敬称」「登録番号(T+13桁)」「支払サイト(既定の支払条件)」「住所」などは任意です。
- 「保存」を押します。「取引先を保存しました」と表示されれば完了です。
- 品目は「+ 品目を追加」を押し、「品名」「税抜単価」「税率」を入力して「保存」を押します。「品目を保存しました」と表示されれば完了です。
図1: ①「+ 取引先を追加」で 1 件ずつ、②「CSVで取込」でまとめて登録します。
ヒント: 帳票の編集画面からも登録できます。「宛先(取引先)」の「取引先を登録」で入力中の宛先が、明細行の「品目登録」でその行の品名・単価・税率がマスタに入ります。
2. 編集画面から呼び出す
帳票の編集画面の「宛先(取引先)」で「名称」に入力を始めると、登録済みの取引先が候補に出ます。候補から選ぶと、敬称・住所・担当者がまとめて入ります。「明細」の品名も同じで、候補から選ぶと単価・税率・単位が入ります。手入力した単価がマスタの値で置き換わったときは通知が出て、「元に戻す」で戻せます。マスタを後から変えても過去の帳票には自動で反映されません。宛先が登録済みと一致しているときに出る「マスタの最新情報に更新」を押すと、最新の登録内容が反映されます。
3. CSV でまとめて取り込む
- 「取引先」または「品目」の右上の「CSVで取込」を押し、CSV ファイルを選びます。文字コードは UTF-8 と Shift_JIS のどちらでも読み込めます。
- 取引先の CSV は取引先名の列が必須で、郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス・担当者・敬称は任意です。品目の CSV は品名が必須で、単価・税率・単位・軽減税率は任意です。
- 見出しから項目を判定できないときは「取引先CSVの取り込み」(品目は「品目CSVの取り込み」)が開きます。項目ごとに列を選び、内容を確認して取り込みます。
- 取り込んだ件数が表示されれば完了です。読み取れなかった行はスキップした行数が続けて表示されます。
4. 帳票を CSV で書き出す
帳票の書き出しは「帳票一覧」から行います。「CSVで書き出す」を押すと、表示中の帳票が 1 行 1 明細の CSV(UTF-8 BOM 付き)でダウンロードされます。「仕訳CSV」を押すと、表示中の請求書・領収書が会計ソフト取込用の仕訳 CSV(借方・貸方・税区分)で書き出されます。一覧の「CSVで取込」は、取引先名・発行日・品名・数量・単価の列を持つ CSV から請求書をまとめて作る機能です。スマホでは「CSV・入金消込」を押すと、これらのボタンが表示されます。
うまくいかないときは
- 「+ 取引先を追加」で保存すると上限の案内が表示される — 無料プランのマスタの件数に達しています。プランを変える手順 でプランを変え、マスタを保存できれば完了です。
- 候補から選んでも住所や単価が入らない — マスタ側にその項目が登録されていません。「マスタ(取引先・品目)」で項目を入れて「保存」を押します。
- CSV を選んでも何も取り込まれない — 必須の列(取引先名または品名)が空の行は読み飛ばされます。1 行目の見出しと必須の列の値を確認します。
- 書き出した CSV の文字が化ける — 表計算ソフトの取り込み時に文字コード『UTF-8』を選びます。
よくある質問
- 削除した取引先や品目を戻せますか? — 戻せます。「削除しました」と表示された直後に「元に戻す」を押します。7 秒を過ぎると表示が消えるので、もう一度登録します。
- 取引先ごとの取引の実績は見られますか? — 見られます。取引先のカードに累計請求・未入金・最終取引が表示され、押すと一覧がその取引先で絞り込まれます。
- 「支払サイト(既定の支払条件)」を設定すると何が変わりますか? — 請求書でその取引先を呼び出したとき、発行日から支払期限が自動で提案されます。
次に読む
- 明細を使いこなす — 並べ替え・軽減税率・内税・値引きを設定する — 明細行の入力と税率。
- 一覧で探す — 検索・グループ表示・お気に入り・条件を保存する — 書き出す帳票の絞り込み。
- クラウド同期 — サインインして複数の端末で同じ帳票を使う — マスタも同期する。