入金管理 — ステータスを変えて入金済みにする
入金管理は、請求書のステータスを「下書き」から「送付済」、入金を確認したら「入金済」へ変えていくだけで成り立ちます。この記事では「帳票一覧」で状態を変える手順と、期限超過の見かた、督促メールの下書きまでを案内します。所要時間は 3 分です。
できること
- 「下書き」 — 作成中で、まだ発行していない帳票です。
- 「送付済」 — 取引先に渡した状態です。請求書はここから未入金として数えられ、一覧上部の「未入金」に合計が出ます。
- 「入金済」 — 入金を確認した状態です。未入金の集計と督促の対象から外れます。見積書・納品書・発注書では「完了」と表示されます。
- 「期限超過」 — 「送付済」のまま支払期限を過ぎた請求書に付く赤い印です。経過日数が添えられます。
1. 送付したら送付済にする
- 「帳票一覧」で請求書の行にある状態の欄(図の①。「下書き」と表示されたプルダウン。PC では行にマウスを重ねると出ます)を押し、「送付済」を選びます。
- 状態を変更した旨が表示され、行の印が「送付済」に変われば完了です。「元に戻す」を 7 秒以内に押すと戻せます。
重要: 「送付済」または「入金済」にした帳票は、交付した内容を保つために編集がロックされます。直すときは 発行済みの帳票が編集できない場合 の手順で再発行します。
2. 入金を確認したら入金済にする
- 通帳や明細で入金を確かめ、該当する請求書の行の状態の欄で「入金済」を選びます。
- 「入金を記録して入金済にする」で、入金日(既定は当日)と入金方法(銀行振込・現金・カード・その他)を記録します。
- まとめて変えるときは、行の左端のチェックを付けて選び、一括操作バーの「状態を変更…」(図の②)で「入金済にする」を選びます。
- 変更した件数が表示され、「未入金」の合計から外れれば完了です。
図1: ①行の状態の欄で「送付済」「入金済」に変えます。②複数の行を選ぶと出る一括操作バーの「状態を変更…」でまとめて変えられます。
記録した入金日と入金方法は一覧の行に表示され、領収書の日付にも使われます。
ヒント: 銀行の入出金明細 CSV があるときは、一覧上部の「入金消込」から CSV を読み込むと、金額が一致する未入金の請求書を候補として並べます。確定するとまとめて「入金済」になり、明細の取引日が入金日になります。
3. 支払期限を過ぎた請求書を督促する
- 「期限超過」の印が付いた請求書の行で「督促」を押します(「送付済」の請求書にだけ出ます)。
- お使いのメールアプリが開き、宛先・件名・本文が入った督促メールの下書きが表示されれば完了です。
注意: 下書きは行き違いに配慮した文面ですが、そのまま送らず内容を確認してから送ってください。メール未登録だと「取引先のメールが未登録です(宛先を編集で追加してください)」と出ます。
複数なら集計の「期限超過」の下の「まとめて督促 →」で取引先ごとに 1 通ずつ開けます(メール未登録は「文面をコピー」)。行に『督促 10/9』と表示されれば完了です(送信の有無は不明)。
うまくいかないときは
- 状態を変えたのに一覧から行が消えた — 状態で絞り込んでいるためです。「すべて」で戻ります。
- 別の端末で状態が変わっていない — 別の端末やブラウザで帳票が見えない・データが消えた場合 を確認します。
- 新しい請求書が作れない — 無料の上限に達して帳票を作成できない場合 を確認します。
- 「入金済」の請求書を直したい — 発行済みの帳票が編集できない場合 を確認します。
よくある質問
- 「入金済」にすると何が変わりますか? — 未入金と督促の対象から外れ、行に入金日・入金方法と「領収書」が出ます。
- 一部だけ入金されたときは? — 「送付済」のまま、分割払い — 着手金・中間金・納品時のスケジュールを登録する で回ごとの入金済みチェックを使います。
- 見積書の「督促」はどこにありますか? — 見積書には代わりに「フォロー」が出て、検討状況をうかがうメールの下書きを開きます。
次に読む
- 分割払い — 着手金・中間金・納品時のスケジュールを登録する — 複数回払いの予定とリマインド。
- 領収書 — 但し書き・収入印紙・簡易インボイスを整える — 入金後に領収書を作る。
- データ分析の見かた — 未回収の経過日数別の集計。