索引簿 CSV・原本 ZIP・支出レポート — 税理士や税務調査に渡す
保存した受領請求書を、索引簿 CSV・原本 ZIP・仕訳 CSV として書き出し、支出レポートで集計を見る手順です。税理士への受け渡しや税務調査で求められたときに、一覧から 1 分ほどで取り出せます。
1. 索引簿 CSV を書き出す
索引簿 CSV を書き出すには、「スイスイ請求管理」の「受領請求書 一覧」を開きます。必要なら「取引日 から」「取引日 まで」「状態」「書類種別」で絞り込みます(スマホでは「詳細条件」を開くと表示されます)。右上の「索引簿CSV」(図の①)を押すと、絞り込み結果の管理番号・書類種別・取引年月日・取引先・金額・登録番号・伝票番号・取引書類区分・保存区分・状態・支払期日・支払日・メモ・ファイル名が 1 行ずつ書き出されます。「索引簿CSVを出力しました」と表示されれば完了です。
図1: ①「索引簿CSV」で検索要件の一覧を、②「原本ZIP」で原本ファイルをまとめて書き出せます。
2. 原本 ZIP を書き出す
原本をまとめて渡すには、「原本ZIP」(図の②)を押します。絞り込み結果のうち原本ファイルがある書類の原本と、索引簿 CSV が 1 つの ZIP になります。原本は取引先ごとのフォルダに分かれ、ファイル名は取引年月日と取引先名で始まるので、あとから探しやすくなります。1 回にまとめられる件数と合計サイズには上限があり、超えると期間で絞り込むよう案内が表示されます。原本の件数を知らせるお知らせが表示されれば完了です。
3. 仕訳 CSV を書き出す
会計ソフトに取り込む仕訳が要るときは、「受領請求書 一覧」の「仕訳CSV」を押します。絞り込み結果のうち取引年月日と金額がある書類が計上仕訳になり、借方の科目には支払先マスタの「勘定科目(計上仕訳)」が使われます。支払済の書類の支払仕訳は、「支払管理」の「支払仕訳CSV」から書き出します。出力した行数のお知らせが表示されれば完了です。
4. 支出レポートを見る
いつ・何に・どこへ支払ったかを見るには、左メニューの「支出レポート」を開きます。破棄以外の書類を取引年月日で集計した「月別支出(直近12ヶ月)」「勘定科目別」「取引先別 TOP10」が表示されます。「レポートCSV」を押すと 3 つの集計をまとめて書き出せます。「支出レポートCSVを書き出しました」と表示されれば完了です。
図2: 月別の推移と勘定科目別・取引先別の内訳。科目は支払先マスタの設定を反映します。
うまくいかないときは
- 索引簿に取引先や日付が空の行がある — 検索要件が未入力の書類です。「入力もれのみ(取引先・取引年月日・金額のいずれかが未入力)」で絞り込んで埋めます。詳しくは 受領請求書の入力もれの表示が消えない場合。
- 「原本ファイル付きの書類がありません(手入力のみの書類は索引簿CSVで出力できます)」と表示される — 絞り込み結果に原本がある書類が無いか、手入力だけの書類です。原本は詳細画面の「添付する」で付けられます。
- 「仕訳にできる書類がありません(取引年月日と金額が必要)」と表示される — 取引年月日と金額を入力してから書き出します。
よくある質問
- 勘定科目を変えたいときは? — 支払先マスタの「勘定科目(計上仕訳)」を変更します。未設定の支払先は仕入高として集計されます。
- 破棄した書類は含まれますか? — 一覧の既定では破棄は除外されます。「状態」で「破棄」を選ぶと表示され、そのまま索引簿 CSV にも含められます。
- 税務調査で何を渡せばよいですか? — 対象期間で絞り込んだ「索引簿CSV」と「原本ZIP」が基本です。端末内保存のため、税務運用では『訂正削除の防止に関する事務処理規程』の備付けとの併用をおすすめします。
次に読む
- 受け取った請求書 — 取り込んで保存し支払いまで管理する — 受領側の全体の流れ。
- 電子帳簿保存法への対応の考え方 — 検索要件と事務処理規程の考え方。
- 振込データ(FB) — 支払いをまとめてネットバンキングへ渡す — 支払いをまとめて振り込む。