5 種類の帳票 — 見積から領収までを変換でつなぐ
開く場所帳票の編集画面
5 種類の帳票(見積書・請求書・納品書・領収書・発注書)は、1 つの帳票を別の種類へ変換してつなげられます。この記事では、編集画面の「変換…」で見積書から請求書などを作る手順と、複数の帳票を 1 枚の合計請求書にまとめる手順、書類番号を手で直す手順を案内します。所要時間は 3 分ほどです。
1. 帳票を別の種類へ変換する
帳票の変換は、編集画面の右上にある「変換…」から行います。元の帳票はそのまま残り、新しい帳票には新しい番号が付きます。
- 変換したい帳票を「帳票一覧」から開きます。
- 右上の「変換…」(図の①)を押し、変換先の帳票の種類(請求書へ、納品書へ など)を選びます。
- 宛先・明細・金額を引き継いだ新しい帳票の編集画面が開きます。ステータスは下書きから始まります。
図1: ①ツールバーの「変換…」から、開いている帳票を別の種類へ複製・変換できます。元の帳票は残ります。
変換先の下書きを作成したというメッセージが表示され、新しい帳票の編集画面が開けば完了です。内容を確認してから「PDF / 印刷」で出力します。
2. 複数の帳票を 1 枚の合計請求書にまとめる
月締めの合計請求書は、「帳票一覧」で同じ取引先の帳票(主に納品書)を 2 件以上選んで作ります。
- 「帳票一覧」で、まとめたい帳票の左端のチェックボックスにチェックを入れます。同じ取引先の帳票だけを選びます。
- 2 件以上選ぶと一括操作バー(図の①)が出ます。「合計請求書」(図の②)を押します。
- 選んだ帳票の明細を 1 枚にまとめた請求書の編集画面が開きます。各明細の摘要には、元の帳票の発行日(納品日)が入ります。
図2: ①一覧で 2 件以上を選択すると一括操作バーが出ます。②「合計請求書」で同じ取引先の帳票を 1 枚にまとめます。
まとめた件数を知らせるメッセージが表示され、合計請求書の編集画面が開けば完了です。
3. 書類番号を手で直す
書類番号は自動で採番されますが、取引先の指定番号に合わせるなど、手で直すこともできます。
- 編集画面の「詳細設定(書類番号・お支払方法・案件名 ほか)」を開き、「書類番号」に番号を入力します。紙面の No. にそのまま印字されます。
- 「書類番号」の横の「コピー」を押すと、枝番込みの番号をクリップボードに写せます。メールの件名や入金管理表に貼るときに使います。
手で付けた番号は、種別のチップで見積書と請求書を切り替えても変わりません。同じ番号の帳票があるときは警告が出て、空き番号を提案します。紙面の No. に番号が出れば完了です。
うまくいかないときは
- 「合計請求書」が薄い表示で押せない — 選択が 1 件だけです。2 件以上にチェックを入れます。
- 取引先が異なるという案内が出る — 別の取引先の帳票が混ざっています。同じ取引先の帳票だけを選び直します。
- 「変換…」に再発行の項目が無い — 再発行は、送付済や入金済にした帳票にだけ表示されます。帳票番号と再発行 — 連番・枝番・送付状を使い分ける を確認します。
- 変換後の帳票に「番号重複」と表示される — 同じ番号の帳票が他にあります。「番号重複」と表示される場合 を確認します。
- 元の帳票の内容を直したいのに編集できない — 送付済や入金済の帳票はロックされています。発行済みの帳票が編集できない場合 を確認します。
よくある質問
- 変換すると元の帳票は消えますか? — 消えません。元の帳票はそのまま残り、新しい帳票が別に作られます。
- 領収書は請求書から作れますか? — 作れます。「変換…」から領収書を選ぶか、入金済みの請求書なら「帳票一覧」の行にある「領収書」を押します。
- 毎月同じ内容の請求書を作る近道はありますか? — 「帳票一覧」の行にある「次月分」で、発行日と支払期限を 1 か月進めた下書きを作れます。詳しくは 毎月の請求 — 定期請求・次月分・発行予約で手間を減らす。
- 発注書はどう使いますか? — 自社が仕入先へ注文する時に使います。「新規作成」の「発注書を作成」から作り、他の帳票と同じように変換できます。
次に読む
- 毎月の請求 — 定期請求・次月分・発行予約で手間を減らす — 毎月の請求書を自動で用意する。
- 帳票番号と再発行 — 連番・枝番・送付状を使い分ける — 同じ番号に枝番を付けて再発行する。
- 入金管理 — ステータスを変えて入金済みにする — 入金済みにして領収書へつなぐ。