案件別管理 — 見積から入金までを案件で束ねる
1 つの案件では見積書から領収書まで複数の帳票が生まれます。案件別管理を使うと、それらを 1 つの案件に束ね、請求漏れや入金状況をひと目で確認できます。登録は 1 分です。
1. 案件を登録する
案件別管理では、先に案件を立ててから帳票を作れます。
- 左メニューの「案件別管理」を開き、右上の「＋ 案件を登録」を押します。
- 「案件名」を入力します。必要なら「取引先(この案件の帳票に引き継ぐ)」と「メモ(紙面には出ません)」も入れます。
- 「登録する」を押します。「案件を登録しました」と表示されれば完了です。
登録した直後の案件にはステージ「準備中」が表示され、帳票を作ったり紐付けたりすると進み具合に応じたステージへ自動で変わります。
ヒント: 登録しなくても、帳票の「案件(取引)名」に同じ名前を入れれば自動で束なります。
2. 案件から見積書・請求書を作る
案件を開くと、案件名・取引先・件名を引き継いだ下書きをすぐ作れます(取引先と件名はいちばん新しい帳票から引き継ぎます)。
- 案件の行を押して開き、「請求書を作成」または「見積書を作成」を押します。
- 案件名・取引先・件名が入った下書きの編集画面が表示されれば完了です。
図1: 案件を先に立て、開いた案件から帳票の作成と紐付けができます。
3. 既存の帳票を案件に紐付ける
作成済みの帳票は、案件の側から選んで紐付けます。
- 案件を開いて「帳票を紐付け」を押します。
- 案件が付いていない帳票の一覧から、紐付けたい帳票にチェックを入れます。取引先・件名・番号で検索して絞れます。
- 「◯件を紐付け」を押します。案件を開いた画面にその帳票が表示されれば完了です。
図2: チェックを入れて「◯件を紐付け」で確定します。
注意: 帳票の行の「解除」は案件との結び付きだけを外し、帳票は消えません。帳票が無い登録案件に出る「削除」は登録を消します(直後の「元に戻す」で戻せます)。
別の案件に付いている帳票を付け替えるときは「別の案件に付いた帳票も表示」にチェックを入れます。紐付けを外すときは「解除」を押し、もう一度「解除する」を押すと、その帳票が案件から外れて一覧に反映されます。
4. 請求漏れと入金状況を確認する
案件の一覧では、案件ごとに進行ステージのバッジが付きます。
- 「未請求」 — 見積書や納品書はあるのに請求書が 1 枚もない案件です。請求漏れの候補です。
- 「期限超過」 — 支払期限を過ぎた請求書が残っている案件です。
- 「入金待ち」「請求準備中」「入金済」「作成中」 — 請求書の状態に応じて自動で変わります。
上部の「未請求の案件」「期限超過の案件」を押すと絞り込めます。案件を開くと帳票が時系列で並び、「未回収」の合計が表示されます。
5. 案件名とメモを変える
案件名を変えると、紐付いた帳票の「案件(取引)名」もまとめて変わります。
- 案件を開いて「編集」を押します。
- 「案件名」や「メモ(紙面には出ません)」を書き換えて「保存」を押します。「案件名を変更しました」と表示されれば完了です。
注意: すでにある案件と同じ名前に変えると、ボタンが「統合して保存」に変わります。1 回目は統合の確認案内が出るだけで、もう一度押すと 2 つの案件が 1 つに統合されます。統合は元に戻せません。
うまくいかないときは
- 案件が分かれて出る — 帳票の「案件(取引)名」が 1 文字でも違うと別の案件になります。「編集」で名前を揃えます。
- 「同じ名前の案件がすでにあります」と表示されて登録できない — その案件を開いて帳票を作るか、紐付けます。
- 「請求書を作成」を押しても下書きが作られない — 無料の作成枠を使い切っている可能性があります。無料の上限に達して帳票を作成できない場合 を確認します。
よくある質問
- 案件名は紙面に印字されますか? — されません。案件名とメモは社内整理用で、印刷・PDF には出ません。
- 帳票を消さずに案件だけ整理できますか? — できます。帳票の行の「解除」で案件から外れ、帳票が無い登録案件は「削除」で登録だけを消せます。
- 帳票を別の案件に移すには? — 移したい案件の「帳票を紐付け」で「別の案件に付いた帳票も表示」にチェックを入れて選びます。
次に読む
- 一覧で探す — 検索・グループ表示・お気に入り・条件を保存する — 一覧を「案件」でグループ表示する。
- 5 種類の帳票 — 見積から領収までを変換でつなぐ — 見積書を請求書へ変換する。
- 入金管理 — ステータスを変えて入金済みにする — 請求書を入金済みにする。